すでにあるモノ・コトを工夫するだけで良い方へ向かう ―Move on AKITAって何？―

記事公開：2021年09月30日

今回は、我が社のマーケティングに関わる３人の、とある日の会話のワンシーンをお届けしたい。
議題は「秋田県を変えるための、DX戦略」である。

★　人・モノ・金そして情報を共有するプラットフォームを構築　★

出典：一般社団法人秋田RPA協会

※9月末で県内企業のICTの導入実態調査が終了し、次回はその調査結果の分析を行います。景況感も含め、秋田県内のDXに対する、現状認識などの定量調査の結果がでます。次回のDX通信もお楽しみに。

　皆さんこんにちは。ADK富士システム営業の五十嵐です。今回は、ペーパレス・ペーパレス化について書きたいと思います。最後に関連商材も記載していますので、ご興味ある方はそちらもご覧ください
　
＜ペーパレス取組の歴史＞
ここ数年DXやSDGsの流れから、ペーパレス、ペーパレス化が盛んに言われるようになりました。
ペーパレス自体の取組は、調べてみると意外に古く、元をたどればオフィスへのＯＡ導入が進んだ1970年代にさかのぼるようです。
1990年代に入ると、PCが会社で共有する時代から、一人一台の時代へと変わり、社内ネットワーク環境も徐々に整備されて、コンピュータ上での資料の扱いの下地ができあがってきたのがこの頃です。
2005年にはe-文書法(※1)制定の後押しもあり、さらにコスト削減(その他環境も)を主な目的に、紙削減の動きが活発化してきたようです。
最近では、エコやコスト以外に、新型コロナ禍でのテレワークの推進もあり、働き方改革・ワークスタイル変革などのキーワードも用いられながら、ペーパレスが語られる事が多くなっています。
　
(※1)e-文書法：「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」と「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律」の２法を指します

＜ペーパレス化のメリットとは？＞
　ペーパレス化のメリットとは何でしょうか？
　弊社でも、最初は環境負荷軽減の観点から紙資料の削減を進めましたが、最近のペーパレスを実現する事でのメリットは、以下のような事が良く述べられています。
● 時間や場所の制約の解消
例えば紙文書の電子化をする事で、テレワークでの情報共有をコンピュータ上で実現し、出社不要、異動時間の削減などの効果が得られる
● オフィスのスペース効率の向上
例えば紙文書で圧迫されたスペースの削減、フリーアドレスの実現、新型コロナ禍においてはスペースを確保する事による密の回避など
● 制度の見直しや業務改善
例えば紙文書の電子化と併せ、社内制度や業務の見直しを進める事で、組織・業務の合理化が進められる
● DX実現
例えば紙文書(アナログ)の電子化(デジタルデータ化)を行い、コンピュータ上でのデジタルデータ活用を実現し、最終的なDX実現へ

　これらを見ると、デジタル化と最終的なDX実現につながる取組みとして、ペーパレス化を位置づけてもよさそうです。以前はコスト削減が主目的だったのに対し、この新型コロナ禍での経営やDX実現による新しい価値創造への変革など、ペーパレスが目指すところも大分様変わりしてきた事がわかります。
　
　ここでペーパレスの対象の紙文書ですが、取引先とのビジネス文書、会議資料、見積や注文書、請求書、チラシ類・・・など、皆様の会社でもたくさんの種類の紙文書が存在していると思います。
勿論その全てがペーパレスの対象になるかというとそうではありません。(おそらく無理ですよね？)
特に取引先とのやりとり文書などは、先方のIT環境の整備状況にもよりますので、自社だけで全てを進めるのは難しいのが現状ではないでしょうか。

　ちなみにですが、e-文書法では、次のものは対象外としているようです。
・緊急時など即座に閲覧する必要がある書類
・現物性が高い文書

　このように、ペーパレスに取り組む場合は、自社で紙文書として残すもの、電子化するものを、自社の取組(例えばテレワークを進めるなど)と照らして、識別しながら進めることが必要です。

　・・・と、ここまでペーパレスのメリットついて触れましたが、ペーパレス化を進めてメリットを享受する企業もいれば、紙のコンテンツが減少する事で、自社のビジネスと直結してデメリットを受ける企業も少なからずある事も、営業としては決して忘れてはいけない事と思っています。

＜ペーパレス化に役立つツールのご紹介＞
　ここからは、ペーパレス化に役立つツールのご紹介です。これまで紹介したものもありますが、ご興味があればぜひ弊社までご相談下さい。
● OCR/AI-OCR
紙文書の文字列をコンピュータ上で扱える文字データ化できます。RPAとの親和性も高く、最近東北地域でも導入が加速しているとの情報もございます。
＜AaaS AI-OCR＞
https://adf-dx.aaas-cloud.net/contents/ai_ocr.html

● RPA
コンピュータ上の操作などを自動化できる技術(ツール)です。OCRで読み取った文字データをシステムに自動で連携するなど、応用範囲が広く、導入ユーザ様の方で独自にシナリオを作成できるのも特徴です。
＜RPAソリューション＞
https://adf-dx.aaas-cloud.net/contents/rpa_adf.html

● クラウドFAX
その名の通り、クラウドでFAXデータを扱えるサービスです。FAXの送受信がクラウド上でデジタルデータとして行えます。送受信結果もWeb画面で確認ができ、テレワークでも利用されています。
＜AaaS CloudFAX＞
https://www.adf.co.jp/modules/solution/index.php?id=49

● ペーパレス会議システム
こちらも読んで字のごとく、紙媒体を使わずクラウド上で電子ファイルを共有することで会議を実現するサービスです。製品により様々な機能があり、会議スケジュールの管理、ユーザ権限(閲覧・編集など)管理、表示したファイル上へのメモ書き機能、プレゼンテーション機能など、紙媒体を使わない会議に必要な機能が揃っています。
※弊社でも様々な製品を取り扱い可能ですので、お問合せ下さい

● グループウェア/ワークフロー
情報共有や承認業務などのさまざまな機能が揃っており、クラウド製品を選ぶ事でテレワークへの対応も行えます。導入されているお客様も多いのではないでしょうか。
※eValue V(OSK社)、サイボウズ(サイボウズ社)、LINE WORKS(ﾜｰｸｽﾓﾊﾞｲﾙｼﾞｬﾊﾟﾝ社)他各種製品を取り扱っております

　以上、いくつかの製品・サービスをご紹介いたしましたが、弊社では上記製品以外にもハードウェアからソフトウェア、また活用方法まで、様々なご相談を承っております。お困りごと、疑問などございましたら、いつでもお気軽にお声がけください。

　さて、今回まで、私 営業の五十嵐のコーナーとして本記事を書かせて頂きましたが、10月からはこのコーナーもリニューアルし、毎回弊社の営業担当が持ち回りで様々な情報のご提供をさせていただくことになりました。
若手からベテランまで、バラエティに富んだ内容になる事を祈りつつ、より良い情報を皆様にお届けできればと思っております。引き続き、DX通信をお読みくだされば幸いです。
ご愛読、ありがとうございました。

＜ペーパレスに関するお問合せ先＞
DXセンター　地域営業担当まで、またはペーパレスに関する問合せとお申し付けください
　TEL：018-838-1173
　Email: dx-lab@adf.co.jp

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あきたDX通信>>>>> 編集長　伊嶋謙二 /// 編集スタッフ　伊藤真弓 /// 主幹：鈴木守 /// エイデイケイ富士システム株式会社 DXセンター

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